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PROCEDIMIENTO
Órdenes de Pago
Versión 1
Código PSI-SFC-PR-020
Proceso Servicios Financieros y Contables Estado Vigente
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la realización, revisión y giro de las órdenes de pago de contratos a través del sistema de información SyQual  
2. ALCANCE
Desde la entrega al operador de presupuesto de los documentos requeridos para la elaboración de una orden de pago, pasando por la aprobación de los ordenadores de gasto, hasta su giro desde la Tesorería Municipal  
3. RESPONSABLE
Tesorero
4. CONDICIONES GENERALES
Cada supervisor tendrá bajo su custodia el expediente físico por cada contrato, ordenado cronológicamente y lo conservará de forma ordenada, legajada, marcada, numerada y foliada, para posteriormente ser remitido a la Secretaría Jurídica en los tiempos indicados  
5. DEFINICIONES
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Crear en el sistema los contratos que tenga a su cargo  - Supervisores 
Sistema SyQual 
En la opción Inicio - Trámites Internos - Ordenes de Pago Contratación, cada supervisor deberá crear los contratos que tenga a su cargo, indicando el número de contrato, secretaría o dependencia a la cual pertenece el contrato, nombre y número de de documento del contratista.
Para contratos nuevos en los que se realizará el primer pago, en la opción de creación del contrato, el sistema le solicitará anexar digitalmente los siguientes documentos, los cuales son de obligatorio cumplimiento:
1. Acta de inicio y su soporte de reporte en el SECOP II
2. Contrato
3. RUT
4. Certificación bancaria
5. CDP
6. Aprobación de garantías

Seguidamente, en la misma creación, se deberá crear el cronograma de pagos de acuerdo a lo establecido en el contrato. Con esta información, el sistema le enviará en las fechas indicadas un recordatorio para que proceda con la preparación de la información y documentación para el pago.  
Iniciar el proceso de pago   - Supervisores  - hoja de chequeo de anexos para órdenes de pago de contratos de obra pública, servicios y suministros
- acta de pago parcial para contratos de prestación de servicios, compraventa y/o convenios
 
Enviar de forma digital al operador de presupuesto las actas, informes y demás documentos solicitados en el formato "Hoja de Chequeo de anexos para Órdenes de Pago de Contratos de Obra Pública, Servicios y Suministros".
Al cargar los archivos, estos deberán nombrarse indicando el año, mes y número de acta, seguido del nombre específico del archivo: 20XXXX Acta xx Nombre del documento
NOTA: Se puede consultar el histórico de la información en el expediente digital  
Elaborar y cargar la orden de pago   - Operadores de presupuesto 
Orden de pago
Sistema SyQual
Sistema financiero AS400 
El operador de presupuesto recibirá un GED con la documentación del contrato para pago y con esta elaborará la orden de pago en el Sistema Financiero AS400. Posteriormente registra en el SyQual el número de orden de pago con el valor bruto (antes de descuentos) y la remitirá a través del sistema al ordenador del gasto, junto con la orden de pago impresa para la firma en original  
Revisar y aprobar la orden de pago   - Ordenadores del gasto 
Orden de pago
Sistema SyQual 
El ordenador de gasto revisa la documentación anexa digitalmente por medio del Syqual, y aprueba la orden de pago tanto en el sistema como física y envía la orden de pago en original firmada a la Tesorería Municipal, remitiendo a su vez digitalmente el expediente con todos los anexos, para que desde allí se proceda con el pago.  
Recepcionar, revisar y girar las ordenes de pago   - Tesorero 
Syqual
AS400 
En la Tesorería Municipal recibe y revisa la orden de pago y una vez validada, se procede a realizar el giro de la misma a través de las plataformas bancarias.  
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Johanna Arbelaez Loaiza
Cargo: Ninguno
Fecha: 06/Oct/2023
 
Nombre: Francisco Javier Gomez
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Fecha: 06/Oct/2023

 
Nombre: Leandra Meza Uribe
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 06/Oct/2023