| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
| Crear en el sistema los contratos que tenga a su cargo |
- Supervisores |
Sistema SyQual
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En la opción Inicio - Trámites Internos - Ordenes de Pago Contratación, cada supervisor deberá crear los contratos que tenga a su cargo, indicando el número de contrato, secretaría o dependencia a la cual pertenece el contrato, nombre y número de de documento del contratista. Para contratos nuevos en los que se realizará el primer pago, en la opción de creación del contrato, el sistema le solicitará anexar digitalmente los siguientes documentos, los cuales son de obligatorio cumplimiento: 1. Acta de inicio y su soporte de reporte en el SECOP II 2. Contrato 3. RUT 4. Certificación bancaria 5. CDP 6. Aprobación de garantías
Seguidamente, en la misma creación, se deberá crear el cronograma de pagos de acuerdo a lo establecido en el contrato. Con esta información, el sistema le enviará en las fechas indicadas un recordatorio para que proceda con la preparación de la información y documentación para el pago. |
| Iniciar el proceso de pago |
- Supervisores |
- hoja de chequeo de anexos para órdenes de pago de contratos de obra pública, servicios y suministros - acta de pago parcial para contratos de prestación de servicios, compraventa y/o convenios
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Enviar de forma digital al operador de presupuesto las actas, informes y demás documentos solicitados en el formato "Hoja de Chequeo de anexos para Órdenes de Pago de Contratos de Obra Pública, Servicios y Suministros". Al cargar los archivos, estos deberán nombrarse indicando el año, mes y número de acta, seguido del nombre específico del archivo: 20XXXX Acta xx Nombre del documento NOTA: Se puede consultar el histórico de la información en el expediente digital |
| Elaborar y cargar la orden de pago |
- Operadores de presupuesto |
Orden de pago Sistema SyQual Sistema financiero AS400
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El operador de presupuesto recibirá un GED con la documentación del contrato para pago y con esta elaborará la orden de pago en el Sistema Financiero AS400. Posteriormente registra en el SyQual el número de orden de pago con el valor bruto (antes de descuentos) y la remitirá a través del sistema al ordenador del gasto, junto con la orden de pago impresa para la firma en original |
| Revisar y aprobar la orden de pago |
- Ordenadores del gasto |
Orden de pago Sistema SyQual
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El ordenador de gasto revisa la documentación anexa digitalmente por medio del Syqual, y aprueba la orden de pago tanto en el sistema como física y envía la orden de pago en original firmada a la Tesorería Municipal, remitiendo a su vez digitalmente el expediente con todos los anexos, para que desde allí se proceda con el pago. |
| Recepcionar, revisar y girar las ordenes de pago |
- Tesorero |
Syqual AS400
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En la Tesorería Municipal recibe y revisa la orden de pago y una vez validada, se procede a realizar el giro de la misma a través de las plataformas bancarias. |